役員や社員についての書類を作成しよう

ここではNPO法人を設立する場合に役員や社員について必要になる書類を説明していきますので、書類を確認したうえで、足りないものがないかどうかをチェックしてください。

役員名簿及び役員のうち報酬を受ける名簿

役員に関して設立認証の際に提出する書類としては、役員名簿があります。

役員名簿には、理事や監事の氏名と役職、住所または居所を記載します。

その際に、住所又は居所と氏名については、住民票上の記載と完全に一致していなければいけませんので、番地などの表記については特に注意して確認するようにしてください。

法人の理事の中から理事長や副理事長を選任している場合には、役職名を「理事長」や「副理事長」と記載することになります。

役員の中で役員報酬を得ているものがいる場合には、役員名簿に報酬の有無を記載します。

この場合には「報酬の有無」という欄を設けてそこに「有」と「無」を記載するようにします。

役員名簿は2部提出することになりますので準備するようにしましょう。

就任承諾書及び宣誓書の写し

役員については、役員の職に就くことと欠格事由に該当しないこと、そして法律に違反しないことを明示した就任承諾書および宣誓書を提出してもらいましょう。

設立認証のときには、就任承諾書および宣誓書の写しを提出することになります。

書面は役員ごとに提出してもらうことになりますが、住所または居所と氏名については添付する住民票の記載と完全に一致させなければいけませんので、役員から提出を受けたときには、特に番地やマンションやアパートであれば部屋番号などの書き方が正しいかどうかを確認するようにしましょう。

就任する役職名については、この書面では役員名簿と異なり、理事か監事と記載することになります。

役員名簿で記載した理事長や副理事長とは記載しませんので注意してください。

通常、書面には役員への就任の承諾を記載するとともに、「特定非営利活動促進法第20条各号に該当しないこと」と「特定非営利活動促進法第21条の規定に違反しないこと」を誓約する旨の記載をすることになります。

この中で、特定非営利活動促進法第20条各号に該当しないこととは、NPO法人の役員になれない場合について規定されたもので、破産者で復権していない者や、成年被後見人などが該当することになります。

もう一つの特定非営利活動促進法第21条の規定は、役員の親族に関する制限を定めた規定になっています。

住所または居所を証明する書面

役員の就任承諾書および宣誓書とともに、各役員の住所または居所を証明する書面を提出します。

日本人であれば、住民票の写しを提出することになりますが、外国人の方などで住民票が無い方の場合には、本人の居所を管轄する自治体の首長が発行する証明書などを提出します。

住民票の写しの記載内容についてですが、本籍や続柄の記載は必要ありません。

証明の必要がある本人について記載されていれば問題はありませんので、世帯全員の記載がされた住民票を提出する必要はありません。

社員名簿

社員名簿には最低10人以上の社員の氏名と住所または居所を記載します。

複数の種類の社員がいる場合には正会員に相当する会員10人以上の住所または居所と氏名の記載が必要になります。

10人以上であれば何名書いても問題ありませんので、全社員を記載しても問題はありませんが、設立前の手間を考えると10人で抑えておくほうがいいと思われます。

なお社員には団体が含まれることもあります。

団体を社員として記載する場合には、団体名の他に社員として記載する団体の代表者の氏名を記載することになります。

住所または居所については、団体の事務所の住所を記載することになります。


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